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Le traitement de vos formalités après l’entrée en vigueur du Guichet Unique : questions/réponses

La mise en place du guichet unique par l’INPI au 1er janvier connait de nombreuses difficultés et l’ensemble des modalités de réalisation des formalités est en constante évolution.
Lextenso, en tant qu’acteur majeur, participe aux ateliers des instances officielles dédiés au traitement des dysfonctionnements. Nous testons les fonctionnalités mises en place et proposons des solutions d’amélioration des outils.

Pour répondre à vos interrogations, nous avons établi une liste de questions/réponses. Ces informations sont susceptibles d’évoluer en fonction des mesures prises par les instances.

 

1. Quel format de dossiers envoyer à Lextenso ?

FLASH INFO : réouverture du site Infogreffe pour toutes les formalités de modification et de radiation.
Vous pouvez envoyer tous vos dossiers de formalités (y compris les dossiers de modification et de radiation) de manière dématérialisée à votre interlocuteur Lextenso habituel. Plus besoin des documents originaux. Nous espérons que cette réouverture permettra d’accélérer le traitement des dossiers de la part des instances officielles.

*Exceptions pour les demandes d’immatriculation. Pour les formes de sociétés ou associations listées ci-dessous, merci de nous transmettre un dossier papier :
– EPIC
– Association immatriculée au registre du commerce et des sociétés
– Société coopérative sous forme de société par actions simplifiée ou d’une société coopérative d’intérêt collectif (SCIC) sous forme de SA, SAS ou SARL
– Société de placement collectif de type SICAV, SPPICAV, SCPI, SICAF, SLP, groupement forestier d’investissement, etc.

Les dossiers de modification et de radiation n’ont plus besoin d’être envoyés en original pour avoir la garantie de leur traitement. L’envoi dématérialisé est possible et recommandé.

 

2. Comment Lextenso suit vos dossiers sur le guichet unique ?
Nous assurons un suivi quotidien des dossiers déposés. Nous sommes en contact au quotidien avec l’INPI afin de résoudre les dysfonctionnements liés à certains dossiers d’immatriculation et les débloquer.

 

3. Est-ce que Lextenso continue à réaliser toutes les formalités ?
Oui, quelle que soit la formalité, nous continuons d’assurer toutes les démarches (immatriculations, modifications, radiations, cessions de fonds de commerce, fusion, TUP, dépôt d’actes et dépôt de comptes annuels, déclaration des bénéficiaires effectifs…)

 

4. Faudra-t-il transmettre à Lextenso des informations supplémentaires ?
A ce jour, seules les formalités d’immatriculation nécessitent les informations supplémentaires suivantes :

  • Indiquez séparément l’activité principale et les activités secondaires de façon succincte (dans la limite de 140 caractères par activité)
  • Précisez le régime fiscal et le régime de TVA de façon précise
  • Indiquez l’effectif

 

5. Est-ce que le format des documents à nous transmettre change ?
Immatriculation, modification, radiation, dépôt d’actes, déclaration des bénéficiaires effectifs : aucun changement pour vous, tous les documents peuvent nous être envoyés de façon dématérialisée.

Dépôt des comptes annuels : à ce jour, nous vous recommandons de nous les adresser en version papier pour bénéficier d’un traitement garanti (exemplaire signé en original, ou certifié conforme accompagné d’une signature en original pour les versions signées électroniquement).

 

6. Concernant le pouvoir confié à Lextenso, qu’est-ce qui change ?
Rien ne change. Le pouvoir reste identique, signé par le représentant légal et daté de moins de 3 mois, et peut nous être envoyé de façon dématérialisée.

 

7. Quels délais sont susceptibles de changer, pour quelles formalités ?
La situation actuelle révèle des disparités importantes de délai de réception, même de non-réception des dossiers par certains organismes destinataires. Quelques exemples de dossiers transmis et reçus par les Greffes :

  • Immatriculation : délai moyen d’obtention des Kbis en 48h
  • Modification : délais très aléatoires allant de 24h à non encore défini
  • Dépôt des comptes annuels : récépissé obtenu en 24h, délai moyen de 3 jours constaté
  • Dépôt des actes : délai moyen de 24h

Actuellement, nous ne réceptionnions plus automatiquement les récépissés et Kbis par email et devons surveiller la validation des formalités par les Greffes. Pour accélérer les démarches, nous téléchargeons le Kbis payant (3,37€) sur Infogreffe sans facturation supplémentaire pour vous. Nos mandataires se déplacent également deux fois par jour dans tous les Greffes d’Ile de France pour récupérer les récépissés de dépôt d’actes et de dépôts des comptes que nous vous retournons par mail.

Prise en charge des urgences : Lextenso assure le traitement et transmission de vos dossiers en urgence sur demande.

À compter du lundi 20 février, date de réouverture d’Infogreffe, un retour à la normale quant à la transmission des dossiers est attendu.

 

8. Quels changements concernant les enregistrements des actes auprès des Impôts ?
Rien ne change, nous continuons à rédiger les annonces (cessions de fonds de commerce, fusion…) et les transmettons aux greffes pour publication au BODACC.

 

9. Comment se passe la signature du dossier de dépôt de formalités ?
Lextenso se charge de signer électroniquement les formalités pour le compte de ses clients, en adaptant le niveau de signature demandé (signature électronique simple pour les formalités de création, signature électronique renforcée pour les formalités de modification et de cessation, signature électronique dite « qualifiée » avec un certificat agrée pour les formalités de dépôt de comptes).

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