La société LEXTENSO, société anonyme au capital de 2 300 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 552 119 455, ayant son siège social La Grande Arche – Paroi Nord – 1, Parvis de La Défense – 92044 Paris – La Défense (ci-après la « société »), est éditeur d’un service de presse en ligne habilité pour la publication d’annonces légales. Elle collecte également des annonces légales dont elle confie la publication à des journaux d’annonces légales habilités à recevoir les dites annonces.

Téléphone : 01.40.93.40.40

Adresse électronique : [email protected]

Numéro individuel d’identification à la TVA : FR54552119455

Seules les présentes régissent l’accès aux services, à l’exclusion de tout autre document et notamment les conditions d’achat du client. S’agissant d’un accès via le site, il appartient au client d’en télécharger et conserver une copie. Le client déclare avoir pris connaissance des présentes conditions générales de vente et les avoir acceptées sans restriction ni réserve en les signant ou, le cas échéant, en cochant la case prévue à cet effet avant la mise en œuvre de la procédure de commande en ligne.

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Les termes employés ci-après dans le cadre des présentes conditions générales de vente, au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

« Annonce(s) légale(s) » désigne toute annonce concernant les grandes étapes affectant la vie d’une société (la création, la modification ou la cessation d’activité) que celle-ci est légalement tenue de faire paraître dans un support habilité à recevoir des annonces légales (SHAL).

« Client » désigne tous professionnels du droit et du chiffre (tels que notamment les avocats, notaires, experts-comptables, services juridiques d’entreprise, formalistes, mandataires judiciaires) ou toute personne intervenant pour le compte d’une société existante ou à créer, qui passent commande de service(s) par email, via un devis ou directement à partir du site.

« Codes » désigne les identifiants personnels de l’utilisateur lui permettant de bénéficier aux services via le site.

« Commande » désigne toute commande de service passée par le client par email, via un devis ou directement via le site.

« Compte » désigne l’espace personnel de l’utilisateur via lequel il peut bénéficier des services, gérer et payer ses commandes passées à partir du site.

« Contrat » désigne l’ensemble constitué des conditions générales de vente, des conditions générales d’utilisation, de leurs éventuelles annexes et, le cas échéant, du devis signé par le client et retourné à la société, à l’exclusion de tout autre document

« Devis » désigne le document adressé par la société exposant les services proposés au client et leur prix auquel sont adossées les présentes conditions générales de vente. La signature du devis par le client emporte commande ferme des services stipulés et pleine acceptation par le client des conditions générales de vente et des conditions générales d’utilisation accessibles à partir du site.

« Données ou données du client » désigne les informations publiées par l’utilisateur sur son compte, liées à son profil et ses commandes. Les données appartiennent au client ou le cas échéant au mandant lorsque ce dernier a expressément mandaté un client pour qu’il procède pour son compte à la publication d’une ou plusieurs annonce(s) légale(s) et/ou pour qu’il effectue pour son compte des formalités juridiques d’entreprise.

« Données personnelles » désigne les données à caractère personnel dans le sens qui leur est donné à l’article 4 du règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

« Formalité juridique d’entreprise » désigne toute formalité et démarche administrative liée à la vie d’une entreprise qui doit être réalisée lors de sa création, de sa modification ou de sa cessation.

« Mandataire » désigne toute personne expressément mandatée par un mandant pour faire publier une annonce légale en son nom et pour son compte et/ou effectuer des formalités juridiques d’entreprise;

« Mandant » désigne toute personne ayant expressément mandaté un mandataire pour qu’il procède pour son compte à la publication d’une ou plusieurs annonce(s) légale(s) et/ou pour qu’il effectue pour son compte des formalités juridiques d’entreprise.

« Services » désigne les prestations de services d’annonces légales et de formalités juridiques d’entreprise mis à la disposition du client et de ses utilisateurs par la société, selon la classification décrite sur le site.

« Site » désigne le site web sur lequel est accessible l’ensemble des services proposés en ligne par la société via le site accessible à l’adresse url https://lextenso-annonces-formalites.fr/.

« Utilisateur » désigne un client qui passe commande à partir du site, ou tout visiteur du site.

ARTICLE 2. OBJET

Les présentes conditions générales de vente ont pour objet de définir les termes et modalités applicables à la fourniture des services au client par la société.

Les présentes conditions générales de vente sont applicables exclusivement aux services liés aux annonces légales et aux formalités juridiques d’entreprise réalisées par la société et définis à l’article 8 des présentes.

Les présentes conditions générales de vente régissent exclusivement les transactions conclues entre la société et les clients.

Par opposition au consommateur au sens de l’article liminaire du code de la consommation dans sa version en vigueur depuis le 28 mai 2022, le client est la personne physique ou morale qui agit à des fins qui entrent dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

Les présentes conditions générales de vente sont applicables aux clients établis en France et dans le monde entier.

Le client peut, lors de la passation de la commande, donner instruction à la société de facturer un mandant. Le client agit alors en tant que mandataire pour le compte du mandant. A ce titre, il constitue le « contractant » et s’engage pour le mandant pour la validité de la commande et son règlement.

Le mandataire a la possibilité de transférer cette responsabilité au mandant. En pareil cas, la commande ne sera validée qu’après acceptation expresse de la commande par le mandant.

ARTICLE 3. DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les parties et annule et remplace tous documents antérieurs conclus entre elles sur le même objet. Les documents contractuels sont par ordre de priorité décroissant :

(i) La commande reçue par La société dans les conditions de l’article « commandes » et ses éventuelles annexes,

(ii) Les conditions générales d’utilisation du site applicables,

(iii) Les présentes conditions générales de vente et son annexe « traitement des données personnelles »

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut.

ARTICLE 4. DURÉE

Le contrat entre en vigueur à la date de réception par la société du devis signé par le client, pour la durée maximale stipulée au devis, notamment en cas de pluralité de services.

S’agissant des commandes passées directement via le site, le contrat entre en vigueur à la date de la passation de la commande, pour la durée nécessaire à la fourniture des services commandés.

En toute hypothèse, les engagements dont la nature le requiert (confidentialité, propriété intellectuelle) se prolongent toutefois au-delà du terme du contrat.

ARTICLE 5. OPPOSABILITÉ ET ACCEPTATION DES CONDITIONS

Les présentes conditions générales de vente ainsi que l’ensemble des informations contractuelles mentionnées sur les divers documents de la société sont rédigées en langue française.

Toute confirmation d’une commande passée sur le site matérialise de la part du client l’acceptation des présentes conditions générales de vente ainsi que l’acceptation des services commandés tels que présentés sur le site et figurant au récapitulatif de la commande.

A ce titre aucune commande ne peut être envoyée sans que le client n’ait préalablement et expressément indiqué, en cochant la case prévue à cet effet, qu’il a pris connaissance et qu’il accepte les présentes conditions générales de vente.

Les présentes conditions générales de vente constituent avec la commande , le courriel de confirmation de la commande et la facture associée, l’intégralité des documents contractuels opposables aux parties, à l’exclusion de tout autre document et notamment d’éventuelles conditions d’achat du client.

ARTICLE 6. MODIFICATIONS – MISES À JOUR

Les conditions générales de vente applicables sont celles en vigueur à la date de la commande.

Toute modification des conditions générales ne peut résulter que d’un document écrit validé et signé par les parties. Par exception, la société se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis la teneur des conditions générales à charge d’en communiquer la nouvelle version au client. La poursuite de l’utilisation des services ou de son compte et/ou du paiement du prix par le client vaut acceptation pleine et entière des conditions générales actualisées.

ARTICLE 7. ARCHIVAGE ET PREUVE

Le client reconnaît que toute action et communication électronique réalisée dans le cadre des services aura la même force probante qu’un écrit papier. En cas de litige, la société pourra valablement administrer la preuve de toute demande, position, ordre ou transaction effectué par le client (y compris les utilisateurs) via ses logs de connexion et d’opération qui seuls feront foi, ce que le client reconnaît.

L’archivage des communications, des commandes et des factures associées est effectué sur un support fiable et durable de manière à constituer une reproduction fidèle et durable conformément aux dispositions des articles 1366, 1367 et 1375 du code civil.

L’ensemble des documents visés au présent article peuvent être produits à titre de preuve du contrat conclu par les parties, ce que ces dernières reconnaissent expressément.

ARTICLE 8. DESCRIPTION DES PRODUITS ET SERVICES

Dans le cadre des présentes, la société propose aux clients des services.

Chaque service proposé sur le site fait l’objet d’une présentation sur une liste indiquant sa dénomination.

8.1 SERVICES D’ANNONCES LÉGALES

La société propose des services permettant aux clients de rédiger des annonces en texte libre ou à partir de modèles et de les publier conformément à la législation en vigueur.

Les services d’annonces légales peuvent porter sur les actes suivants :

– Immatriculation ;

– Modification ;

– Nomination ;

– Continuation, dissolution et clôture ;

– Transformation ;

– Opposition ;

– Addictif / rectificatif ;

– Avis aux personnes ;

– Divers ;

8.2 SERVICES DE FORMALITÉS JURIDIQUES D’ENTREPRISE

La société propose des services permettant aux clients de réaliser leurs démarches dans le respect des obligations légales.

Les services afférents aux formalités juridiques d’entreprise peuvent porter sur :

– Immatriculation ;

– Modification ;

– Personnes chargées de diriger ou de contrôler ;

– Dissolution

– Radiation ;

– Fusion – Scission – Apport partiel d’actifs ;

– Fonds de commerce ;

– Personne physique ;

– Autres registres ;

ARTICLE 9. COMMANDES

9.1 VALIDATION DE LA COMMANDE

Chaque devis contient la classification des services commandés et leurs prix. Par défaut, le devis est valable pour une durée d’un mois, le client devant le renvoyer signé à la société par voie postale ou email avant l’expiration de ce délai. A défaut, la société n’est tenue d’aucune obligation à l’égard du client, aucune prestation n’est engagée et le devis est caduc. Il est rappelé que le contrat est formé à la réception par la société du devis signé par le client.

Pour toute commande passée au nom d’un mandant, le client, agissant en qualité de donneur d’ordre et de mandataire, devra, sous sa seule et entière responsabilité, préciser : les coordonnées complètes du mandant : le nom, l’adresse postale de facturation, l’email ainsi que le SIREN du mandant.

Pour les commandes nécessitant un acompte, celles-ci ne deviendront définitives et ne pourront être exécutées qu’à réception du paiement de l’intégralité de l’acompte qui aura été préalablement demandé par la société au client.

La publication d’une annonce sur le site constitue une commande ferme et définitive du client. Les tarifs en vigueur au moment de la commande s’appliquent. La société se réserve le droit de refuser une commande en cas de non-respect des conditions générales de ventes ou pour tout autre motif légitime.

9.2 EXÉCUTION DE LA COMMANDE

Les délais d’exécution de la commande sont donnés à titre indicatif. Une date déterminée ne peut engager la société qu’après acceptation expresse par cette dernière.

En cas d’annulation ou de suspension d’une commande, les services déjà fournis seront facturés selon les modalités prévues aux présentes.

ARTICLE 10. OUVERTURE DU COMPTE SUR LE SITE

L’ouverture du compte par le client ou l’utilisateur s’effectue en renseignant ses codes sur le site. Ces codes sont strictement personnels et confidentiels. L’utilisateur et le client sont responsables de leur confidentialité, et ne doivent en aucun cas les communiquer à un tiers.

Les conditions générales d’utilisation du site sont accessibles à l’adresse suivante : https://lextenso-annonces-formalites.fr/. Elles doivent être acceptées par l’utilisateur avant l’utilisation des services accessibles depuis le site.

ARTICLE 11. CONDITIONS FINANCIÈRES

Le prix des services figure dans la commande passée par le client directement auprès de la société ou depuis son site.

Les prix des services sont exprimés hors taxe et majorés de la tva et de toute taxe en vigueur, nets et sans escompte, et sont payables selon les services concernés, soit à la commande, soit sous trente (30) jours à compter de la date de facture.

Le cas échéant, tout retard de paiement entraîne l’application au client à compter de la date d’exigibilité de la facture de (i) l’indemnité forfaitaire légale pour recouvrement, conformément à l’article L.441-610 du Code de commerce, (ii) d’une indemnité forfaitaire de recouvrement d’un montant de quarante euros (40 €), (iii) d’un intérêt de retard non libératoire à un taux égal à trois (3) fois le taux légal en vigueur, comptabilisé en jours à compter du premier jour de retard sur la date d’exigibilité de la facture et jusqu’au jour du paiement effectif.

En cas de retard persistant de plus de quinze (15) jours calendaires, toutes les factures émises par la société deviennent exigibles, et la société pourra suspendre les services sans indemnité ni nouveau préavis, et/ou mettre en œuvre la résiliation du contrat aux torts exclusifs du client.

ARTICLE 12. RESPONSABILITÉ

Chacune des parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, causant un dommage direct à l’autre partie. En cas de faute exclusivement imputable à la société, prouvée par le client, la société n’est tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l’exécution des services. En conséquence, la société ne peut en aucun cas encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du client ou des tiers en relation avec le client, ce qui inclut notamment sans que cette liste soit limitative, tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial ou financier, perte de chiffre d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une chance. En outre, la société ne peut en aucun cas être responsable d’une quelconque inadéquation entre les services et les besoins, exprimés ou non, du client.

En toute hypothèse, le montant de la responsabilité de la société, en cas de faute exclusivement imputable à la société, prouvée par le client est limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le client. Les présentes stipulations répartissent le risque entre les parties, qui déclarent que le prix convenu reflète cette répartition du risque et la limitation de responsabilité qui en résulte. Enfin, le client renonce à tout recours contre la société au-delà d’une durée de deux (2) ans après la survenance d’un évènement dommageable.

Il appartient au client de contracter, à sa charge et sous sa responsabilité, toute police d’assurance en liant avec ses activités et données, y compris s’agissant des prestations dont il passe commande.

ARTICLE 13. FORCE MAJEURE

Si un cas de force majeure, tel que défini par l’article 1218 du code civil et par la jurisprudence des juridictions françaises, empêche l’exécution entière ou partielle des obligations définies dans le présent contrat, la partie invoquant la force majeure est tenue d’informer l’autre partie par écrit, au début et à la fin de l’incident de force majeure, dans un délai de 6 (six) jours à compter de sa survenance ou de sa cessation.

De convention expresse entre les parties, sont notamment considérés comme des cas de force majeure, les conflits sociaux (autres que ceux impliquant des employés de la société), l’intervention des autorités civiles ou militaires, les catastrophes naturelles, les incendies, les dégâts des eaux, les épidémies, les pandémies, les troubles à l’ordre public, le mauvais fonctionnement ou l’interruption des réseaux de télécommunication, lorsqu’ils empêchent une partie d’exécuter ses obligations au titre du contrat.

En cas de force majeure, les obligations des parties seront suspendues pendant la durée de cette cause. Dans un premier temps, les cas de force majeure suspendront l’exécution du contrat. Si le cas de force majeure se prolonge pendant plus de trois (3) mois, le présent contrat sera résilié sur notification écrite RAR adressée par l’une des parties, sauf accord contraire entre les parties.

ARTICLE 14. DONNÉES PERSONNELLES

Au sens de la règlementation applicable, soit le règlement européen de protection des données « RGPD » n°2016-679 et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, le client constitue le « responsable des traitements » et la société constitue son « sous-traitant ».

En qualité de sous-traitant, la société ne traite lesdites données que dans la mesure nécessaire à l’exécution des présentes, en application des finalités convenues et sur les instructions du client.

Les conditions de traitements par la société des données personnelles du client sont décrites à l’annexe « traitement des données personnelles » des présentes.

ARTICLE 15. CONFIDENTIALITÉ

Les parties s’engagent à traiter comme confidentielles les informations recueillies à l’occasion de leurs échanges et devant être considérées confidentielles soit parce que :

– Elles sont expressément désignées comme confidentielles par la partie auprès de laquelle elles sont recueillies, ou

– Elles relèvent de domaines confidentiels par nature, par exemple, lorsqu’il s’agit de données commerciales, industrielles, techniques ou stratégiques non divulguées, ou

– Elles concernent le savoir-faire propre à chacune des parties.

Les parties traiteront ces informations confidentielles avec le même degré de précaution et de protection que celui qu’elle doit accorder à ses propres informations confidentielles de même importance. Les parties s’engagent à ne pas utiliser les documents et informations de la partie émettrice à des fins autres que celles spécifiées au présent contrat.

Les parties s’engagent donc à ne pas communiquer le présent contrat à des tiers (sauf accord préalable écrit entre elles) si ce n’est pour les besoins de l’exécution des présentes, ou à leurs conseils respectifs ou en raison d’une obligation légale ou d’une décision de justice.

Chaque partie réceptrice s’engage à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel.

Les obligations de confidentialité ne s’appliquent pas aux informations :

– Qui sont dans le domaine public lors de leur communication par la partie émettrice ;

– Qui tomberont ultérieurement dans le domaine public autrement que par la faute de la partie réceptrice ;

– Qui, lors de leur communication par la partie émettrice, sont déjà connues de la partie réceptrice qui les aura obtenues ou développées en toute licéité ;

– Que la partie réceptrice ait reçues d’un tiers, à la condition que ce dernier ne les détienne pas lui-même de la partie émettrice ou qu’il soit en droit de les communiquer.

Cet engagement de confidentialité restera en vigueur pendant toute la durée du contrat et pendant une durée de cinq (5) ans à compter de son expiration ou de sa résiliation, pour quelque cause que ce soit.

ARTICLE 16. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

La société est et demeure seule titulaire exclusive de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs aux services, en ce compris sa marque et son logo, à l’exception des informations transmises par le client ou l’utilisateur et nécessaires à l’exécution des services qui demeurent la propriété des clients ou le cas échéant des utilisateurs. Le droit d’utilisation des services et/ou du site concédé au client en vertu des présentes ne peut avoir pour effet de transférer un quelconque droit de propriété intellectuelle sur ces éléments. En conséquence, toute reproduction et/ou utilisation de l’un quelconque de ces éléments sans autorisation préalable de la société est strictement interdite.

En outre, la société conserve tous enrichissements en termes de compétences techniques, expériences et savoir-faire qu’elle serait amenée à développer ou acquérir dans le cadre de l’exécution du contrat et notamment dans le cadre des services exécutés pour le client quels qu’ils soient.

ARTICLE 17. RÉCLAMATION – SERVICE RELATIONS CLIENTS – RÉSILIATION

Les réclamations doivent être portées à la connaissance de la société dans un délai de sept (7) jours suivant la date de survenance de l’évènement litigieux. Passé ce délai de sept (7) jours, aucune réclamation ne sera recevable.

La société s’engage à traiter toute réclamation dans les meilleurs délais et de manière objective.

Les réclamations doivent être adressées par écrit à l’adresse électronique suivante : [email protected].

Afin d’en faciliter le traitement le courriel notifiant à la société la difficulté rencontrée devra mentionner en objet [réclamation] et devra décrire de manière précise et exhaustive la difficulté rencontrée.

La société s’engage à accuser réception du courriel de réclamation dans un délai de trois (3) jours ouvrables à compter de sa réception.

La société s’efforcera de résoudre la difficulté objet de la réclamation dans un délai raisonnable à compter de la date de réception de ladite réclamation. Le client et/ou l’utilisateur sera informé des suites données à sa réclamation par courrier électronique ou par tout autre moyen jugé approprié.

En cas de non résolution de la difficulté ayant fait l’objet d’une réclamation dans un délai de trente (30) jours suivant sa notification, les parties s’efforceront de bonne foi de parvenir à un accord amiable pour le règlement de ladite difficulté avant (i) de faire valoir la résiliation du contrat, laquelle prendra effet à l’issue d’un délai de quinze (15) jours à la suite de l’envoi d’une notification de résiliation, tout acompte et paiement à la commande restant acquis à LEXTENSO ou (ii) toute saisine des juridictions compétentes.

ARTICLE 18. DIVERS

Les présentes conditions générales de vente sont rédigées en français.

Dans l’hypothèse où une ou plusieurs stipulations des présentes seraient considérées nulles, inapplicables ou inopposables par toute juridiction compétente, les autres stipulations des présentes resteront valables, applicables et opposables sauf disposition contraire de ladite juridiction.

Le fait que l’une ou l’autre des parties se soit abstenue de ou ait tardé à exiger l’exécution de l’une quelconque des clauses des présentes conditions générales de vente, ne se soit pas prévalue ou ait tardé à se prévaloir d’un manquement de l’autre partie à l’une quelconque de ses obligations contractuelles ou, de manière générale, n’ait pas exercé ou ait tardé à exercer tout droit qui lui serait reconnu en vertu des présentes, ne pourra en aucune cas être considéré comme une renonciation définitive à exercer l’un quelconque de ces droits à l’avenir.

Les titres des articles ont été insérés dans le seul but d’en faciliter la lecture. En cas de contradiction entre le titre et le contenu d’une clause, le contenu de la clause prévaudra. Les titres des articles figurant dans les conditions générales de vente sont purement indicatifs et ne sauraient en aucune façon être le prétexte d’une quelconque interprétation des présentes et de ses stipulations. En cas de difficulté d’interprétation résultant d’une contradiction entre le titre d’un article et son contenu, le contenu de l’article prévaudra systématiquement sur son titre.

ARTICLE 19. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION

En cas de litige, les parties s’efforcent de parvenir à un accord amiable avant toute mise en cause judiciaire seuls les tribunaux français seront compétents.

Les présentes conditions générales de vente sont soumises à la loi française.

TOUT LITIGE EN RELATION AVEC LES PRÉSENTES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE, NON RÉSOLU DE MANIÈRE AMIABLE ENTRE LA SOCIÉTÉ ET LE CLIENT, SERA SOUMIS A LA COMPÉTENCE EXCLUSIVE DU TRIBUNAL COMPÉTENT DE PARIS.

ANNEXE – Traitement des données personnelles

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après, le « RGPD »).

Dans le cadre du contrat, le client est amené à communiquer à la société des données à caractère personnel. Au sens de l’article 4 points (7) et (8) du RGPD, le client est responsable du traitement des données à caractère personnel et la société en est le sous-traitant.

1) OBJET

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société s’engage à effectuer pour le compte du client les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après, et assure leur protection et leur traitement conformément à la réglementation applicable mentionnée ci-dessus.

2) DÉFINITIONS

« Données personnelles » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

« Personne concernée » désigne une personne physique dont les données personnelles sont traitées.

« Responsable du traitement » désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

« Sous-traitant » désigne la personne qui traite des données personnelles sous l’autorité, sur instructions et pour le compte du responsable du traitement.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données personnelles par la société pour le compte du client, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Violation de données personnelles » désigne une violation de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la corruption, le détournement de finalité, la compromission de la confidentialité ou la divulgation non autorisée de données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

En cas de conflit ou d’ambiguïté entre les dispositions de la présente annexe et celles du contrat, les dispositions de la présente annexe prévaudront.

3) DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L’OBJET DE LA SOUS-TRAITANCE

La société est autorisée à traiter, pour le compte du client, les données personnelles nécessaires pour fournir les services décrits au sein du contrat et sur le site. La société ne peut traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles décrites dans le contrat sans autorisation écrite et préalable du client.

Le client détermine sous sa responsabilité les finalités des traitements confiés à la société, lesquelles sont les suivantes :

– Réaliser les services d’annonces légales et de formalités juridiques d’entreprise ; 

– Réaliser les opérations de maintenance et la gestion technique du site ; 

– Effectuer l’hébergement et les sauvegardes des données du client issues de son utilisation des services et/ou du site ;

Les données personnelles traitées sont :

– Les données d’identification et de contact (nom, prénom, adresse postale et adresse email, numéro de téléphone) des utilisateurs du services et/ou du site ;

– Les données de connexion (logs, suivi de l’activité) des utilisateurs sur le site ;

– Les données financières et bancaires du client et, le cas échéant, de ses mandants ;

Les catégories de personnes concernées sont les employés du client et du mandant.

La durée des traitements mis en œuvre par la société pour le client correspond à la durée du contrat, augmentée, le cas échéant, de la durée des opérations de migration des données du client. La durée des opérations de migration sera prévue au sein du bon de commande concerné.

4) OBLIGATIONS DE LA SOCIÉTÉ VIS-A-VIS DU CLIENT

La Société s’engage à : 

– Ne traiter les données personnelles que pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;

– Traiter les données personnelles conformément aux instructions documentées du client, à moins que la société ne soit tenue d’y procéder en vertu du droit applicable au contrat. Dans ce cas, la société informera le client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs d’intérêt public. Si la société considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’union ou du droit des états membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le client par écrit ;

– Garantir la confidentialité des données personnelles traitées dans le cadre du contrat et en particulier empêcher leur destruction, fuite, déformation, atteinte ou divulgation à des tiers non autorisés ;

– Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles dans le cadre des services :

• S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
• Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

– Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données personnelles dès la conception et par défaut.

La société met en place des mesures organisationnelles et techniques pour s’assurer du respect par son personnel de ses obligations notamment en termes de contrôle des personnes habilitées à accéder aux données, de sécurisation des accès et de traçabilité. Il en tient la description à la disposition du client, sur demande écrite de ce dernier.

La société s’engage à ne transférer aucune donnée personnelle en dehors du territoire de l’union européenne. Dans l’hypothèse où la société serait amenée à transférer des données personnelles hors du territoire de l’union européenne, il s’engage à ce que de tels transferts soient encadrés soit par l’adhésion à une décision d’adéquation de la commission européenne, la conclusion de clauses contractuelles types de la commission européenne ou toute autre garantie appropriée prévue par l’article 46 du RGPD.

La société met à la disposition du client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations en vertu de la présente annexe et du RGPD.

5) OBLIGATIONS DU CLIENT VIS-A-VIS DE LA SOCIÉTÉ

Le client s’engage à :

– Collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à la société pour exécution du contrat. Il vérifiera notamment la base légale de cette collecte ainsi que le bon respect des dispositions relatives à l’information des personnes concernées ;

– Fournir à la société les données personnelles nécessaires pour le traitement, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire ;

– Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données personnelles par la société dans le respect des finalités convenues ;

– Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect par la société des obligations prévues par le RGPD ;

– Respecter les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable du traitement en vertu du RGPD.

6) COOPÉRATION

En cas de demande d’une personne concernée auprès du client (notamment demande d’accès, de modification, d’effacement, d’opposition, de limitation ou de portabilité) nécessitant l’aide de la société, cette dernière s’engage à apporter dans les meilleurs délais son concours au client afin qu’il soit en mesure de répondre à ladite personne concernée.

Si une personne concernée envoie directement une demande à la société, celle-ci doit en informer le client dans les meilleurs délais par écrit aux coordonnées transmises par le client à cet effet, et doit agir selon les instructions du client.

La société s’engage à collaborer dans un délai raisonnable avec le client dans le cadre de réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données personnelles et dans le cadre de consultations préalables des autorités de contrôle.

7) SOUS-TRAITANCE

La société est autorisée par le client à faire appel à des sous-traitants pour réaliser des activités de traitements spécifiques. Le cas échéant, la société informera le client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant. Le client aura la possibilité d’émettre des objections légitimes à l’encontre de ces changements dans un délai maximum de quinze (15) jours à compter de la réception de l’information. Passé ce délai ou en l’absence d’objections, le recours au sous-traitant sera réputé accepter.

La société s’engage à signer un contrat écrit avec chaque sous-traitant ultérieur imposant à ce dernier le respect du RGPD et de l’ensemble des obligations mentionnées dans la présente annexe.

En cas de non-respect par un sous-traitant ultérieur de ses obligations en matière de protection des données personnelles, la société demeure pleinement responsable à l’égard du client.

8) NOTIFICATION DES VIOLATIONS DE DONNÉES PERSONNELLES ET INCIDENT DE SÉCURITÉ

La société s’engage à informer le client, dans les meilleurs délais, de la survenance de tout incident, tant physique que technique, relatif à la sécurité ou à la confidentialité des données personnelles.

La société notifie par courrier électronique au client la survenance de toute violation de données personnelles. La notification est adressée au client aux coordonnées transmises par ce dernier à cet effet, dans les meilleurs délais à compter de la survenance de la violation de données personnelles.

9) SÉCURITÉ DES DONNÉES

La société s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé aux données personnelles.

La société s’engage ainsi à prendre les mesures adéquates afin (i) de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, (ii) de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident physique ou technique et (iii) de tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité de ces mesures.

La société s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

‐ La pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles ;

‐ Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;

‐ Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;

‐ Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement. La société s’engage à maintenir ces moyens tout au long de l’exécution du contrat et à défaut, à en informer immédiatement le client.

10) DELÉGUÉ/RÉFÉRENT A LA PROTECTION DES DONNÉES

Les parties se communiquent respectivement le nom et les coordonnées de leur référé à la protection des données personnelles ou de leur DPO, si elles en ont désigné un.

Le DPO de la Société peut être contacté aux coordonnées suivantes : [email protected]

11) REGISTRE DES CATÉGORIES D’ACTIVITÉ DES TRAITEMENTS

La société s’engage à tenir un registre des activités de traitements par écrit de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du client, comprenant les éléments mentionnés à l’article 30.2 du RGPD.

12) AUDIT

Le client a la possibilité, à ses frais, d’auditer ou de faire auditer les dispositifs de protection internes des données personnelles mis en place par LEXTENSO, une fois par an, afin de vérifier la conformité de LEXTENSO à la présente annexe et au RGPD. LEXTENSO s’engage à mettre à la disposition du client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

13) SORT DES DONNÉES PERSONNELLES

Au terme du contrat, la société s’engage, au choix du client, soit à retourner l’ensemble des données personnelles traitées ainsi que toute copie dans un format standard, soit à détruire les données personnelles et certifier par écrit au client que la destruction a bien été réalisée.

La société s’engage à détruire les copies existantes des données personnelles, à moins que le droit applicable au contrat n’exige la conservation de celles-ci.

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