Avis de convocation, avis de réunion : pour réaliser ces formalités, la loi impose un délai et des obligations de publicité à respecter, sous peine d’irrégularité.
Temps fort de la vie des sociétés, la saison des Assemblées générales approche. L’heure est venue de planifier les envois des convocations.
Les obligations spécifiques des sociétés cotées
Dans les SA cotées en Bourse, les assemblées générales se préparent en deux temps. Le premier est consacré à avertir les actionnaires de la tenue prochaine d’une assemblée générale. À cette fin, la société doit publier un avis de réunion au Bulletin des annonces légales obligatoires (Balo), une publication du Journal Officiel, 35 jours au moins avant l’assemblée générale[1]. Ce délai a vocation à permettre aux actionnaires de prendre connaissance de l’ordre du jour, et, le cas échéant, de demander l’inscription de nouveaux points à discuter ou de projets de résolution.
Puis dans un second temps, la société doit publier un avis de convocation, au plus tard 15 jours avant l’assemblée générale[2]. Il s’agit en réalité d’une double publication puisqu’elle doit être effectuée dans un support d’annonces légales du département du siège social de l’entreprise et au Balo[3].
À savoir : Dans un souci de simplification des démarches, la société peut décider que l’avis de réunion tiendra lieu d’avis de convocation. Dans ce cas, il lui faudra publier l’avis de convocation seulement dans le support d’annonces légales. Toutefois, si un projet de résolution devait être ajouté par la société ou ses actionnaires après la publication de l’avis de réunion, la société sera contrainte de publier un nouvel avis de convocation au Balo.
La publication au Balo en détails
La formalité de publicité au Balo s’anticipe car elle est soumise à ses propres contraintes de délai. En effet, le dépôt du document n’est pas suivi immédiatement de sa publication. Il faut compter 4 jours ouvrés entre le dépôt de l’annonce sur la plateforme du Balo et sa publication en ligne. De plus, le Balo compte trois publications par semaine (lundi, mercredi et vendredi). L’annonce sera validée la veille du jour de sa publication à midi.
Exemple : Une annonce déposée le lundi et le mardi jusqu’à 11 h sera publiée au Balo du vendredi suivant. Les corrections pourront être apportées jusqu’au jeudi 12 h (midi).
Le tarif de la publication au Balo est réglementé. Avec une tarification à la ligne de 4 euros (TVA non applicable), son prix est donc variable en fonction de la longueur du texte à publier.
Pour les autres sociétés
Les autres sociétés sont soumises à des obligations de formalités quelque peu différentes. Ainsi pour les assemblées générales de SA non cotées, l’avis de convocation doit être publié sur un support d’annonces légales du département du siège social 15 jours avant l’assemblée. Lorsque toutes les actions sont nominatives, l’insertion peut être remplacée par une convocation par lettre ou par courriel.
Les SICAV sont soumises à la même obligation de publication dans un journal d’annonces légales. Pour les SCPI, les sociétés d’épargne forestière et les groupements forestiers d’investissement, l’avis de convocation doit être publié au Balo 15 jours au moins avant l’assemblée générale.
L’enjeu de la régularité des convocations
Le respect des obligations de publication comporte un enjeu important puisqu’il y va de la régularité de la convocation. En effet, une convocation entachée d’irrégularité fait courir un risque de contestation judiciaire de la part des actionnaires.
Ce risque pèse tant sur les conditions relatives aux délais de publication que sur le contenu des avis.
Afin de sécuriser vos publications, il convient de les anticiper et d’éviter les modifications de dernière minute, principale source d’erreurs. Pour vos publications au Balo, nos équipes vérifient les épreuves et s’assurent de leur conformité tant sur le fond que sur la forme.
Vous souhaitez publier votre avis de convocation ? 
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[1] Article R225-73 du Code de commerce
[2] Article R225-69 du Code de commerce
[3] Article R225-67 du Code de commerce
