Les modalités de délibération des décisions collectives des associés et des conseils et organes délibérants ont été assouplies. Les formalités de lancement des assemblées générales doivent intégrer les nouvelles dispositions applicables.
Le compte à rebours est lancé pour le temps fort de la vie des sociétés commerciales : la saison des Assemblées générales qui se déroule chaque année d’avril à juin. Qu’il s’agisse de l’avis de convocation ou de l’avis de réunion, ces formalités sont soumises à des délais et des obligations de publicité à respecter, sous peine d’irrégularité. Le calendrier des formalités à accomplir doit tenir compte de ces impératifs. Cette année, il doit intégrer une nouvelle donne : la dématérialisation accrue des décisions collectives.
Dématérialiser pour faciliter les prises de décision
À l’origine de cette réforme, la loi Attractivité de la Place de Paris du 13 juin 2024 [1] qui a pour objet de moderniser le droit des sociétés français et de le rendre plus concurrentiel. Ce texte accroît la dématérialisation des décisions collectives des entreprises pour faciliter le fonctionnement des organes sociaux et les prises de décisions. Cette évolution répond à de fortes attentes. Avec cette réforme, la dématérialisation devient la norme. Les adaptations exceptionnelles mises en place au moment de la crise sanitaire de 2020 sont pérennisées.
Un décret précise les mentions à porter sur les formulaires de vote par correspondance
Tenue des assemblées, convocation, émargement, pouvoir, consultations écrites : les règles de prise de décisions sont assouplies. Toutes les sociétés sont concernées par ces nouvelles règles de dématérialisation. Les sociétés civiles, les SARL et les SNC peuvent désormais recourir à la consultation écrite électronique pour leurs décisions collectives, Les modalités de vote par correspondance sont également renforcées. Les associés de SARL peuvent désormais voter par correspondance lors des assemblées, à condition qu’une clause statutaire le prévoie. Cette modalité de vote s’effectue au moyen d’un formulaire dont les mentions ont récemment été précisées par un décret du 8 octobre 2024 [2].
Adapter les statuts à la nouvelle donne
Dans ce contexte, il est préconisé que les entreprises revoient leurs statuts pour les adapter à la nouvelle donne. Les administrateurs peuvent désormais de droit participer aux réunions des conseils d’administration sans que cela soit précisé par l’adoption d’un règlement intérieur. Les dispositions statutaires reprenant les restrictions antérieures à la réforme doivent être supprimées. En outre, la loi a supprimé la liste des décisions pour lesquelles le recours à la consultation écrite était autorisé. Il est également utile de mettre à jour les dispositions statutaires relatives à ces consultations écrites ou d’intégrer des dispositions ad hoc.
Les statuts des SARL doivent également être revus afin de prévoir la possibilité pour les associés de voter par correspondance aux assemblées générales. La convocation adressée aux associés de la SARL 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale devra préciser les modalités d’exercice de ce droit.
Les SA non cotées doivent communiquer sur les modalités de dématérialisation des assemblées
Dans les sociétés par actions non cotées (SA, SCA et SE non cotées), la dématérialisation était déjà de mise. La loi la renforce encore. Le recours aux assemblées tenues par un moyen de télécommunication est étendu aux assemblées spéciales et seul un actionnaire détenant un quart au moins du capital social peut s’opposer à la tenue d’une assemblée. La consultation hybride (combinaison entre présentiel et distanciel) des actionnaires est de droit, même si aucune clause des statuts ne le prévoit. Les SICAV et les SA non cotées qui publient un avis de convocation à l’assemblée générale des actionnaires sur un support d’annonces légales du département du siège social 15 jours avant l’assemblée doivent y faire figurer les modalités de participation par télécommunication, y compris les informations techniques nécessaires pour permettre aux participants de se connecter et de participer efficacement à la réunion.
Sociétés cotées : de nouvelles obligations
Dans les sociétés cotées, les assemblées générales ou spéciales peuvent être tenues de manière exclusivement dématérialisée. En outre, ces dernières sont astreintes à une nouvelle obligation de retransmission en direct des débats et d’enregistrement de l’assemblée. Les enregistrements doivent être accessibles pour consultation. À cet effet, ils doivent être mis à disposition sur le site internet de la société au plus tard sept jours ouvrables après sa tenue et consultables pendant une durée minimale de deux ans. Le décret précise de manière détaillée les obligations encadrant les modalités de retransmission, d’enregistrement et de consultation des assemblées de sociétés cotées.
Les publications doivent intégrer les informations nécessaires à une participation dématérialisée
Les sociétés cotées doivent publier un avis de réunion au Bulletin des annonces légales obligatoires (Balo) au moins 35 jours avant la date de l’assemblée générale afin que les actionnaires puissent prendre connaissance de l’ordre du jour prévu et demander, le cas échéant l’ajout de projets de résolutions à discuter.
Elles doivent également publier un avis de convocation, au plus tard 15 jours avant la date de l’assemblée générale à la fois dans un support d’annonces légales du département du siège social de l’entreprise et au Balo. Les modalités de participation par télécommunication, y compris les informations techniques nécessaires pour permettre aux participants de se connecter et de participer efficacement aux réunions, doivent être clairement indiquées dans l’avis de convocation. Le respect de ces obligations de publication est stratégique puisqu’il y va de la régularité de la convocation. Une irrégularité crée un risque de contestation judiciaire de la part des actionnaires.
[1] Loi n° 2024-537 du 13 juin 2024 visant à accroître le financement des entreprises et l’attractivité de la France, JORF n°0138 du 14 juin 2024.
[2] Décret n° 2024-904 du 8 octobre 2024 relatif à la mise en œuvre des mesures de modernisation des modalités de réunion et de consultation des organes de décision de certaines formes de sociétés commerciales, JORF n°0241 du 10 octobre 2024.
