L’assemblée générale des actionnaires est un temps fort qui rythme la vie des entreprises. En amont, il est nécessaire d’établir un calendrier, listant les différentes actions à mener, les documents à préparer et les dates d’échéance pour chacune de ces étapes. Outre les délais légaux, il faudra prendre en compte le temps nécessaire pour préparer et le cas échéant envoyer ou publier les documents.
Les comptes d’une société doivent être approuvés dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. L’assemblée générale ordinaire doit donc se tenir dans ce délai. La planification de la publication et de l’envoi des avis de convocation constitue la première étape de la préparation de l’assemblée générale des actionnaires. C’est un enjeu stratégique. En effet, une convocation entachée d’irrégularité fait courir un risque de contestation judiciaire de la part des actionnaires. Les délais de publication et les obligations relatives au contenu des avis publications doivent donc être anticipés en amont pour éviter tout retard ou erreur due à la précipitation.
Sociétés civiles, SARL et SNC : convocation par lettre ou par courriel
La loi Attractivité de la Place de Paris du 13 juin 2024 a généralisé la dématérialisation des décisions collectives des entreprises pour faciliter le fonctionnement des organes sociaux et les prises de décisions. Les sociétés civiles, les SARL et les SNC peuvent désormais recourir à la consultation écrite électronique pour leurs décisions collectives, Les modalités de vote par correspondance sont également renforcées. Pour ces entités, les convocations doivent être envoyées par lettre recommandée au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Les associés peuvent être convoqués à une assemblée de manière électronique, s’ils ont donné leur accord express au moins 20 jours avant l’assemblée à venir. La convocation adressée aux associés doit préciser les modalités d’exercice du droit de vote par correspondance. Les associés peuvent assister à l’assemblée générale en présentiel, par visioconférence ou par tout autre moyen de télécommunication permettant leur identification. La convocation devra préciser les modalités nécessaires.
Sociétés par actions non cotées et envoi des convocations
Les actionnaires des sociétés par actions non cotées peuvent être convoqués à l’assemblée générale ordinaire par courrier, généralement envoyé en recommandé avec avis de réception ou par voie électronique, dans la mesure où les associés ont donné leur accord pour être convoqué par ce moyen. Les actionnaires ayant déjà accepté le recours à la communication électronique ont la faculté de demander le retour à l’envoi postal 35 jours au moins avant la date de l’avis de convocation à l’assemblée soit par voie postale, soit par voie électronique. Cet envoi intervient 15 jours avant l’assemblée générale ordinaire. Pour les sociétés non cotées, la consultation hybride (combinaison entre présentiel et distanciel) des actionnaires est désormais de droit, même si aucune clause des statuts ne le prévoit. En conséquence, l’avis de convocation doit comprendre les modalités de participation par télécommunication, y compris les informations techniques nécessaires pour permettre aux participants de se connecter et de participer efficacement à la réunion.
Bon à savoir : Dans les SAS, les modalités de convocation sont librement fixées par les statuts. Les associés peuvent donc être convoqués par envoi simple (papier ou électronique) comme par lettre recommandée (papier ou électronique).
Publication d’un avis de convocation pour les sociétés par actions cotées
Les dirigeants mandataires sociaux doivent convoquer les actionnaires des sociétés par actions cotées à l’assemblée générale ordinaire via la publication d’un avis de convocation dans un support d’annonces légales. Cette publication intervient 15 jours avant l’assemblée générale ordinaire. Lorsque toutes les actions d’une société ont la forme nominative, il est possible de déroger à cette obligation et de convoquer les actionnaires par lettre simple ou recommandée, ou encore par voie électronique. Dans les sociétés cotées, les assemblées générales peuvent être tenues de manière exclusivement dématérialisée. Les modalités de participation par télécommunication, y compris les informations techniques nécessaires pour permettre aux participants de se connecter et de participer efficacement aux réunions, doivent être clairement indiquées dans l’avis de convocation.
Bon à savoir : Les SICAV sont soumises à la même obligation de publication dans un support d’annonces légales dans les mêmes délais.
Une seconde publication à prévoir au Balo
Les sociétés cotées doivent effectuer une double publication, dans un support d’annonces légales du département de leur siège social et au Bulletin des annonces légales obligatoires (Balo) [1]. Les formalités de publicité au Balo doivent être anticipées, en raison du rythme de publication adoptée par ce bulletin : trois fois par semaine (lundi, mercredi et vendredi). Il faut compter en outre 4 jours ouvrés entre le dépôt de l’annonce sur la plateforme du Balo et sa publication en ligne. Enfin, une annonce est validée la veille du jour de sa publication à midi. Une annonce déposée le lundi et le mardi jusqu’à 11h sera donc publiée au Balo du vendredi suivant. Les corrections pourront y être apportées jusqu’au jeudi 12h. Il est conseillé de ne pas attendre les dates limites pour procéder aux publications. En effet, l’entreprise doit prévoir du temps pour relire le projet de parution et donner son BAT (« Bon à tirer »). Pour vos publications au Balo, nos équipes vérifient les épreuves et s’assurent de leur conformité tant sur le fond que sur la forme.
Bon à savoir : Pour les SCPI, les sociétés d’épargne forestière et les groupements forestiers d’investissement, l’avis de convocation doit être publié au Balo 15 jours au moins avant l’assemblée générale.
Et aussi :
- Pour les assemblées générales d’obligataires, il faut prévoir la publication d’un avis de convocation dans un support d’annonces légales du département du siège social et, si les obligations de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou si toutes ses obligations ne revêtent pas la forme nominative, au Balo, 15 jours au moins avant l’AG.
- Il en est de même pour les assemblées d’actionnaires à dividende prioritaire sans droit de vote.
Les sociétés cotées doivent en outre publier un avis de réunion
L’avis de convocation est précédé, dans les sociétés cotées, de la publication d’un avis de réunion. Cette publication s’effectue au Balo, une publication du Journal Officiel, 35 jours au moins avant l’assemblée générale [2]. Ce délai a vocation à permettre aux actionnaires de prendre connaissance de l’ordre du jour. Ils peuvent ainsi, le cas échéant, demander l’inscription de nouveaux points à discuter ou de projets de résolution. Dans un souci de simplification des démarches, la société peut décider que l’avis de réunion tiendra lieu d’avis de convocation. L’avis de convocation devra alors seulement être publié dans le support d’annonces légales. Toutefois, si un projet de résolution devait être ajouté par la société ou ses actionnaires après la publication de l’avis de réunion, la société devra publier un nouvel avis de convocation au Balo.
Bon à savoir :
Pour les Assemblées spéciales des titulaires de certificats d’investissement, il convient de publier un avis de réunion au Balo, 35 jours au moins avant l’assemblée générale et de publier un avis de convocation dans un support d’annonces légales du département du siège social et au Balo, 15 jours au moins avant l’assemblée générale.
Dématérialisation renforcée des AG avec le décret n°2026-94 du 13 février 2026
Le décret n° 2026-94 du 13 février 2026 contient plusieurs dispositions qui modifient les modalités de convocation aux assemblées générales et d’envoi de la documentation préalable des sociétés par actions, afin de dématérialiser les formalités de convocation et la tenue des assemblées générales.
Certaines dispositions sont applicables aux convocations effectuées à compter du 16 février 2026 :
Le délai d’inscription des actionnaires avant l’AG passe de J-2 à J-5.
Pour participer à l’assemblée, l’actionnaire doit être inscrit au 5e jour ouvré avant la date de l’assemblée au lieu du 2e jour. Cet allongement de la date d’inscription vise à faciliter le vote dématérialisé en direct le jour de l’assemblée.
Article R225-86 – Code de commerce et Article R22-10-28 – Code de commerce (sociétés cotées)
De même, les auteurs d’un point ou d’un projet de résolution ajouté à l’ordre du jour doivent transmettre une attestation justifiant de leur qualité d’actionnaire au 5e jour avant l’AG au lieu du 2e jour.
Article R225-71 – Code de commerce
Suppression de l’envoi des documents préalables à l’AG s’ils ont été mis en ligne
A compter de la convocation de l’assemblée et jusqu’au 5e jour avant la réunion, tout actionnaire peut demander à la société de lui envoyer les documents et renseignements relatifs à l’AG : comptes annuels, rapport du commissaire aux comptes….
Désormais, la société n’est plus tenue de procéder à cet envoi si ces documents ont été publiés sur son site internet.
Article R225-88 – Code de commerce
De même, la société n’a plus besoin d’envoyer les documents annexés au formulaire de vote par correspondance, si le formulaire indique qu’ils sont disponibles sur un site internet dont l’adresse est précisée.
Article R225-76 – Code de commerce
Convocation des actionnaires par voie dématérialisée
Pour les assemblées générales convoquées à compter du 1er juillet 2026, le décret permet la convocation et l’envoi de la documentation préalable aux assemblées générales des actionnaires par voie électronique.
Actuellement, la société qui souhaite envoyer la convocation par voie dématérialisée à la place d’un envoi postal doit demander préalablement l’autorisation à l’actionnaire.
Article R225-63 – Code de commerce
[1] Article R225-67 du Code de commerce
[2] Article R225-73 du Code de commerce
