Les formalités de l’apostille et de la légalisation permettent d’authentifier un acte public produit à l’étranger. La réforme de 2021 qui facilite et sécurise la circulation de ces actes dans les échanges internationaux va entrer en vigueur en 2025. Elle confie aux notaires un rôle de premier plan.
Les formalités d’apostille et de légalisation des actes publics établis par les autorités et destinés à être utilisés à l’étranger ont fait l’objet d’une réforme de grande ampleur en 2021, qui va bientôt produire ses effets [1].
Le nouveau calendrier de la réforme
La réforme de ces deux formalités, qui permettent de certifier l’origine d’un acte, devait entrer en vigueur en septembre 2023 conformément au calendrier initialement prévu dans le cadre du décret de septembre 2021 [2]. Son application a été une première fois différée au 1er janvier 2025 [3]. Fin décembre, le Gouvernement [4] l’a à nouveau repoussée.
Les nouvelles règles applicables en matière de formalité seront applicables :
- à partir du 1er mai 2025 pour la délivrance des apostilles ;
- à partir du 1er septembre 2025 pour la délivrance des légalisations.
La Légalisation et l’apostille, deux formalités bien distinctes
La légalisation est une formalité qui atteste de la véracité de la signature de l’auteur d’un acte, de la qualité de son signataire et, le cas échéant, de l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. En pratique, un cachet est apposé sur l’acte.
L’apostille est une procédure de légalisation simplifiée. Il s’agit d’un certificat attestant de la véracité de la signature de l’auteur d’un acte, de sa qualité, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu. En pratique, un timbre est apposé sur le document.
Le choix entre ces deux types de formalités est fonction du type de documents et de l’État dans lequel l’acte public doit être produit.
Un changement d’autorité compétente : les notaires en première ligne
Actuellement, les légalisations sont effectuées par le bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, tandis que les demandes d’apostille doivent être adressées au service dédié du parquet général de la cour d’appel du lieu du signataire de l’acte ou l’autorité ayant apposé une mention d’enregistrement ou de certification.
Chaque année, en France, environ 230 000 actes publics sont apostillés par les parquets généraux et 110 000 sont légalisés par le bureau des légalisations du ministère, d’après les chiffres du Sénat [5]. Qu’il s’agisse de créer une succursale, de contracter un marché public, d’investir dans une filiale à l’étranger, nombreuses sont les occasions où une entreprise a besoin d’effectuer ces formalités pour attester de la validité d’un K Bis, de statuts, d’un acte juridique, etc… Les formalités actuelles, effectuées à la main, à partir de registre papier ne sont plus adaptées aux attentes des entreprises. La réforme vise à les simplifier et à les moderniser afin notamment de les adapter aux actes électroniques. Dans le nouveau cadre juridique, la légalisation et l’apostille relèveront de la seule compétence des notaires. En outre, elles seront principalement délivrées sous forme électronique.
Un registre dédié, pour faciliter la vérification des actes
Actuellement, le contrôle effectif des actes est difficile en l’absence d’une base de données des signatures fiable et régulièrement tenue à jour. La réforme prévoit la création d’une base de données nationale dématérialisée des spécimens de signatures des autorités publiques. Elle permettra de vérifier l’authenticité des signatures de manière sûre et rapide et donc de sécuriser légalisations et apostilles.
Parallèlement, un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées sera mis en place. Le fichier sera tenu par le Conseil supérieur du notariat. Il sera accessible aux autorités étrangères destinataires des documents.
[1] Ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille, JORF n°0055 du 5 mars 2020
[2] Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, JORF n°0219 du 19 septembre 2021
[3] Décret n° 2023-25 du 23 janvier 2023, JORF n°0021 du 25 janvier 2023
[4] Décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024, JORF n°0304 du 24 décembre 2024 et Arrêté du 23 décembre 2024, JORF n°0304 du 24 décembre 2024
[5] https://www.senat.fr/leg/exposes-des-motifs/pjl20-063-expose.html
À compter du 1er mai 2025, les Notaires de France, par l’intermédiaire de 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires compétents, délivreront les apostilles en lieu et place des parquets généraux des 33 cours d’appel.
La demande d’apostille sera déposée soit en ligne sur la plateforme dédiée, soit en papier au centre d’apostille et de légalisation de l’un des quinze Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales.
Un arrêté du 25 mars 2025 a créé la « base de données nationale des signatures publiques », placée sous la responsabilité du Conseil supérieur du notariat.
La constitution et la gestion de cette base a pour finalité de permettre la vérification de la véracité de la signature, de la qualité du signataire de l’acte, et, le cas échéant, de l’identité du sceau ou timbre.
Arrêté du 25 mars 2025 portant création d’un traitement de données à caractère personnel dénommé « base de données nationale des signatures publiques » prévu par le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifié relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises – Légifrance
Un arrêté du 10 avril 2025 a fixé la redevance à payer en contrepartie de la délivrance d’actes apostillés ou légalisés.
Arrêté du 10 avril 2025 portant sur les modalités de la redevance prévue par l’article 15 du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 modifié relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises – Légifrance
