Désormais confiée aux notaires, les procédures de légalisation et d’apostille se dématérialisent. Elles comprennent une nouvelle obligation de vérification, corrélée à la création d’une base de données nationale des signatures publiques.
Actuellement, les légalisations sont effectuées par le bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. À compter du 1er septembre 2025, les formalités de légalisation seront modifiées. Elles relèveront de la compétence exclusive des notaires.
Depuis le 1er mai 2025, les formalités d’apostille des actes publics établis par les autorités françaises et destinés à être produits à l’étranger ont également été réformées. Elles sont désormais délivrées par les notaires en lieu et place des parquets généraux des 33 cours d’appel, précédemment compétents. Ces formalités sont effectuées par l’intermédiaire des 15 conseils régionaux ou chambres interdépartementales de notaires compétents.
Deux formalités distinctes
Les formalités de l’apostille et de la légalisation permettent toutes deux d’authentifier un acte public à produire à l’étranger. Elles attestent de la véracité de la signature de l’auteur de l’acte, de la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, si besoin, de l’identité du sceau ou du timbre indiqué sur l’acte. La légalisation est une procédure d’authentification préalable de la signature de l’autorité ayant délivré le document. L’apostille est une procédure de légalisation simplifiée.
De nombreux actes concernés dans la vie des affaires
Extraits de KBis, statuts d’une société, actes notariés, actes d’état civil d’un dirigeant ou d’un signataire d’un acte, etc…, dans de nombreuses situations, les sociétés qui opèrent à l’étranger sont confrontés à la nécessité de faire authentifier les documents qu’elles produisent. Le choix entre apostille et légalisation est fonction du type d’acte public et de l’État auquel le document doit être transmis. En pratique, l’apostille remplace la légalisation pour l’ensemble des pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Pour vérifier si un document doit être légalisé, apostillé ou s’il est dispensé de formalité, l’entreprise peut consulter le récapitulatif des règles par pays qui est régulièrement mis à jour par le ministère des affaires étrangères.
Délivrance sous format électronique
Les formalités d’apostille et de légalisation ont été modifiées dans le cadre de la réforme de 2021 [1], facilitant et sécurisant la circulation de ces actes dans les échanges internationaux, entrée en vigueur en 2025. Dans le cadre de sa délégation de service public, le notariat délivre les apostilles et les légalisations principalement sous format électronique. La procédure peut être effectuée soit en ligne directement sur une plateforme dédiée [2] ou encore au centre d’apostille et de légalisation de l’un des quinze conseils régionaux ou chambres interdépartementales.
Pour sécuriser ces procédures, les notaires consultent la nouvelle base de données nationale de signatures publiques alimentée par les communes, dans des conditions sécurisées. Elle permet de vérifier l’authenticité de la signature figurant sur un document ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc…) de manière sûre et rapide. Si l’information du signataire de l’acte n’est pas dans la base de signatures publiques, la demande risque d’être rejetée [3]. En outre, un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées est tenu par le Conseil supérieur du notariat. Il est accessible aux autorités étrangères destinataires des documents.
Des délais à anticiper
Dans tous les cas, le demandeur doit préalablement consulter le livre des prérequis par typologie d’actes afin d’avoir connaissance des pièces exigées pour déposer sa demande. Il doit également se montrer attentif aux délais et anticiper au maximum ses démarches. Ainsi, en théorie, l’apostille est délivrée dans un délai de trois jours ouvrés à compter du jour où toutes les informations nécessaires au traitement de son dossier sont disponibles dans la base des signatures. En pratique, au regard de leur charge d’activité, certains centres peuvent néanmoins connaître des délais de traitement allongés.
Les procédures d’apostille et de légalisation supportent mal l’erreur. En cas d’omission ou d’information inexactes, la formalité ne pourra pas aboutir ou sera retardée, exposant vos partenaires d’affaires à l’étranger à de nouveaux délais incompressibles. Pour la sécurité de ces procédures, il est essentiel de se faire accompagner par un prestataire qui maîtrise bien le contenu des demandes d’apostille et de légalisation et les délais de réponse.
[1] Ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille, JORF n°0055 du 5 mars 2020, Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, JORF n°0219 du 19 septembre 2021, Arrêté du 23 décembre 2024 portant application de l’article 1er du décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024 modifiant le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021, JORF n°0304 du 24 décembre 2024
[2] https://apostille.notaires.fr
[3] Parallèlement, un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées est mis en place. Tenu par le Conseil Supérieur du Notariat, ce fichier est accessible aux autorités étrangères destinataires des documents.
